#8 - Dans six mois, il part. Ce qu'il sait, personne ne l'a documenté.

La situation

Marc part dans six mois. Il y aura un mois de passation avec sa remplaçante. Tout le monde sait que ce n'est pas suffisant. Et personne ne dit rien, parce que c'est comme ça que ça a toujours fonctionné.

Ce que Marc sait faire ne s'apprend pas en un mois. Ça s'est construit en vingt ans. Et en plus, la personne pour le remplacer arrive un mois avant son départ. Elle ne va capter qu'une partie des informations transmises. Et qu'en serait-il des prochaines qui arrivent? Il ne sera plus là.

La mémoire de l'entreprise n'est pas dans les fichiers. Elle est dans les têtes. Et quand les têtes partent, elle part avec elles.

Les outils nécessaires

Claap enregistre tes interviews vidéo. Claap fonctionne comme Notion : tu organises tes vidéos en dossiers et sous-dossiers. Concrètement, tu crées un espace "Mémoire Marc", avec un dossier par thème d'interview. Tout est rangé, retrouvable, partageable en un lien. Dans six mois, quand la nouvelle recrue cherche comment Marc gérait les objections prix, elle sait où chercher.

Claude (Anthropic) ou Le Chat (Mistral) structurent chaque transcription en documentation exploitable, ciblée par thème.

Notion reçoit la documentation générée et sert de base de connaissance organisée, interrogeable par toute l'équipe. C'est l'endroit où les fiches créées par Claude ou Mistral atterrissent, classées par expert et/ou par thème. À date, je n'ai pas trouvé d'outil souverain européen qui concurrence vraiment Notion sur ce cas d'usage précis. C'est un sujet qui mérite un épisode à part entière.

• claap.io
• claude.ai
• lechat.mistral.ai
• notion.com

La méthode

Ce que tu fais :

Pas une session de 45 minutes. Une série de 4 à 5 interviews courtes suivant les besoins, chacune centrée sur un thème précis. Tu prépares les questions à l'avance. Tu lui poses les questions lors d'une visio et il répond. Claap enregistre. Ensuite, tu extrais avec Claude ou Mistral au fur et à mesure.

Les 5 thèmes, dans l'ordre, pour le cas de Marc :

1. Les personas et le marché — qui achète vraiment, pourquoi, ce que les fiches CRM ne disent pas
2. Les signaux et les objections — ce qu'il entend, ce qu'il reformule, comment il lit une situation commerciale
3. Les relations clés — les personnes qui comptent, comment elles fonctionnent, ce qu'il ne faut pas faire avec chacune
4. Les règles non écrites — ce qui ne figure dans aucun process mais que tout le monde applique sans le savoir
5. Les erreurs à ne pas commettre — ce qu'il a appris à ses dépens, les raccourcis qui coûtent cher

Préparer les bonnes questions avec l'IA comme sparring partner

Avant chaque session, tu as un thème. Mais les bonnes questions ne s'improvisent pas — et si tu les rates, l'expert parle en surface et tu repars avec rien d'utile.

Le réflexe : ouvre Claude ou Le Chat avant l'interview et travaille tes questions avec lui. Tu lui décris le contexte (secteur, rôle de l'expert, thème de la session), et tu lui demandes de challenger tes questions. L'IA va pointer celles qui sont trop générales, proposer des reformulations qui forcent l'anecdote plutôt que l'abstraction, et suggérer des angles que tu n'avais pas vus.

Le principe : une bonne question d'interview ne demande pas à l'expert ce qu'il pense — elle lui demande ce qu'il a fait. "Comment tu gères les objections prix ?" produit un discours. "Raconte-moi la dernière fois qu'un prospect t'a dit que c'était trop cher — qu'est-ce que tu as répondu exactement ?" produit de la connaissance.

Un prompt pour préparer ta session :

Voici ce que ce prompt produit pour la session personas/marché.

Questions types pour l'interview personas/marché pour Marc :

• Décris-moi le client chez qui tu rappelles avant d'envoyer un mail. Pourquoi lui ?
• Quel est le signal qui te dit qu'un prospect va signer, six semaines avant qu'il le dise ?
• Quand quelqu'un dit "c'est trop cher", qu'est-ce que tu réponds vraiment ?
• Quel profil de client ne faut-il surtout pas relancer trop vite ? Et lequel faut-il relancer deux fois par semaine sans que ça agace ?
• Quel est le dernier deal que tu as sauvé in extremis ? Qu'est-ce que tu avais vu que les autres n'avaient pas vu ?

Tu adaptes selon le contexte de ton expert et tu fais challenger le résultat par l'IA avant de lancer l'interview.

De l'interview à la documentation : brancher Claude ou Le Chat sur Claap

Une fois l'interview enregistrée, Claap génère automatiquement la transcription texte. Tu branches Claap sur Claude ou Le Chat via le protocole MCP : tu l'actives une fois dans les paramètres de l'outil (onglet Connecteurs). Tu autorises l'accès à ton workspace Claap, et tu demandes directement par exemple : "Récupère la transcription de l'interview Marc du [date] et extrais les personas selon ce prompt." Aucun copier-coller, aucune limite de longueur. Tu peux même croiser plusieurs transcriptions dans une même extraction. C'est très puissant.

Le Chat (Mistral) supporte les connecteurs MCP custom depuis début 2025 — même manipulation qu'avec Claude, avec l'avantage que les données transitent et sont traitées en Europe.

Une fois la connexion active, c'est ce prompt que tu envoies. La transcription remonte automatiquement depuis Claap — tu n'as rien à coller.

Le prompt d'extraction (copiable) :

Déposer automatiquement dans Notion

Une fois l'extraction faite, tu branches Notion sur Claude ou Le Chat via MCP — de la même manière que Claap. Tu demandes à l'IA de créer directement les pages dans ton workspace : une page par expert, une sous-page par thème d'interview, avec la documentation structurée déjà mise en forme.

La manipulation : "Crée une page Notion dans le dossier [Nom du dossier], intitulée [Prénom] — [Thème], et insiste-y la documentation suivante : [résultat de l'extraction]."

Une étape reste manuelle et ne doit pas l'être : la relecture. Les IA peuvent structurer, reformuler, organiser. Elles ne peuvent pas valider que la formulation d'une objection est exactement celle que Marc utilise. Avant de partager les pages à l'équipe, Marc relit et corrige après toi. Vingt minutes par session. C'est le seul moment où son temps et le tien sont vraiment indispensables.

Ce que ça produit :

Trois actifs distincts, tous exploitables immédiatement.

D'abord, les vidéos elles-mêmes, rangées par thème dans Claap. La connaissance de Marc est capturée dans sa voix, son rythme, ses formulations exactes. Le successeur peut regarder. Le prochain arrivant dans deux ans aussi. Tu peux les retravailler si besoin.

Ensuite, des portraits d'expert retravaillés à partir de ces vidéos initiales — courtes capsules qui valorisent le collaborateur, donnent envie aux autres de s'y intéresser, et transforment un départ en transmission visible plutôt qu'en perte silencieuse.

Enfin, une documentation structurée — déposée dans Notion — que n'importe qui peut lire, chercher, mettre à jour.

Version souveraine

Les transcriptions d'interview contiennent des noms de clients, des données commerciales, des informations sur des prospects...C'est un actif ultra stratégique. Les passer dans un outil dont les serveurs sont aux États-Unis n'est pas anodin. Passe par Mistral et pas par Claude. Tu vas perdre un peu en profondeur et en analyse mais c'est mieux que de perdre tout cet actif au profit des US.

Je finirais bien par trouver une alternative à Notion mais ce n’est pas le cas pour l’instant. Si tu veux éviter Notion, demande à ton IA de générer des fichier word et pdf que tu stockes dans tes dossiers.

Ce n'est pas un problème business. C'est un problème de capitalisation et de passation transversal à toutes les entreprises.

Ce cas est un exemple parmi tant d'autres de transmission. Les secteurs changent. Les experts changent. Les thèmes d'interview changent. Ce qui ne change pas : la connaissance critique de ton entreprise est dans des têtes, pas dans des fichiers. Et chaque départ sans captation préalable est une perte nette, silencieuse et irrécupérable.

Ce que l'IA et ces outils permettent aujourd'hui, c'est de construire et faire vivre cette base de connaissance sans que ce soit un projet à part entière qui n'aboutit jamais. La brique technique existe. Elle est accessible.

Mais ça ne se fait pas tout seul. Il faut quelqu'un qui décide que c'est une priorité et une autre personne qui cadre les interviews et tout le process, qui le met en œuvre et qui fasse vivre tout cela. Un véritable pilote et chef de projet.

Aller plus loin : automatiser avec un agent

Ce qu'on vient de décrire, c'est la chaîne manuelle. Tu branches les outils. Tu lances les prompts. Tu crées les pages. Ça fonctionne. Ça prend du temps.

Pour un seul expert qui part, c'est gérable. Mais dans une ETI ou un grand compte, ce n'est pas un Marc qui part — c'est dix. Vingt. Avec des dizaines d'interviews chacun, réparties sur plusieurs mois. À ce volume, la chaîne manuelle ne tient pas.

La réponse : un agent ou plusieurs agents IA configurés une fois, qui orchestrent toute la chaîne automatiquement. Ils surveillent ton workspace Claap, détecte chaque nouvelle transcription dès qu'elle arrive, identifient le thème de la session, lancent le prompt d'extraction adapté, créent la page Notion correspondante et la déposent au bon endroit dans l'arborescence.

Concrètement, tu le construis via Make ou directement dans Claude. La configuration prend une demi-journée. Ensuite l'agent tourne seul : chaque interview produit automatiquement sa fiche documentaire, sans intervention manuelle.

Les étapes de relecture et de validation par l'expert restent indispensables ! Il faut un "Human in the Loop".

Le bénéfice dépasse la passation : tu constitues une base de connaissance vivante, mise à jour en continu, que tu peux interroger directement et qui va servir à toute ton entreprise et cela dès le début du chantier.